「イベントディレクターとして積み上げた経験と功績」イベントディレクター│柳田 悠衣さん

――現在担当している業務について教えてください。

イベントディレクターという肩書になるので、イベント業務全般になるのですが、具体的な活動だとプライベートセミナーやエグゼクティブ向けのセミナー、展示会などのイベントの企画、運営、進行、ディレクションです。 人数規模はさまざまで、お客さんが呼びたい人数に合わせるので、 例えばプライベートセミナーと展示会を一緒に含めた協賛社もいるカンファレンスという形になると3000人が登録して1500名が来場者といった大規模なものもあります。一方で、エグゼクティブ向けセミナーだと少人数だったりします。

――一番大変なのはどういった業務ですか？

今担当しているのは事務局案件が結構多くて、3,000人に登録してもらう規模のカンファレンスだと協賛社がいて、協賛社の担当事務局として提出物を集めたりとか協賛金のやりとりなどの業務内容になるのでそこが結構大変でした。

――イベントの提案から終了までの期間はどのくらいですか？

本当にさまざまなんですけど、最近の案件だと、提案時期が11月で、実際開催したのが4月ですね。大きい展示会だとそのくらいの期間が多いですね。あとは本当に短いスパンでやるときは1カ月前くらいに話がきて、準備をし始めるものもあります。

――イベントディレクターとして必要だと思うスキルはありますか？

他の職種にも言えると思いますが、知識はもちろんなのですがクライアントとの関わり方は大事ですね。 営業がフォローしきれない部分とかでクライアントと関わっていくことです。この間の案件でも、営業からではなくてクライアントから直接案件のお話をいただきました。

――基本は営業から案件をもらってそこから進行していきますよね？

そうです。基本的には営業さん経由でお話をもらうという形になります。ただ先ほど申し上げたとおり、クライアントから直接話が来ることもまれにありますね。もともとお付き合いがあって連絡先を知っていて「こういう案件があるんだけど、できる？」みたいなケースです。

――イベントでのトラブルは結構あるのでしょうか？

結構日常茶飯事であります。でもそれを現場でどれだけリカバリーできるかということと、どれだけ想定して最初から準備ができるかが重要です。あとはクライアントがとりたいリード数があるのに「目標に届かなそう」といったケースもあります。2日間の展示会で、1日目の途中から現場に入った時に、 コンパニオンの子に状況を聞くと「人の出入りが少ない時間帯があった」というような課題があげられましたので、 2日目は最初に組んでいたスケジュールを変更して時間によって人数を微調整して、なんとか数をとれるように工夫して頑張ったというのはあります。

クライアントの目標を達成することはある程度前提のゴールになるので、期待値をどう調整するかも大事になってきます。その場でクライアントに「こういうことがあるので今回は○○が難しいかもしれないです」って先に伝えておくことも必要です。

――外部から人を雇うことはありますか？



そうですね、基本的に大きいセミナーをやるときには1人でやることはないので、必ず進行のディレクターや運営のディレクターに入ってもらいます。 ある程度主旨を分かった上で動いてほしいので、受付とか誘導のディレクターとかスタッフさんに 最初に「こういうイベントです。今回こういう風に動いて欲しい」っていう説明はします。統括で入っていたとすると運営ディレクターがいて、その下に進行ディレクターがいて、さらにAD、スタッフがいるので、みんなに指示がいきわたるようにはしますね。

――ビジネスの経歴についておしえてください。

新卒でエムエム総研に入社したので転職の経験はないですね。入社して1年目はイベントグループに配属されて、最初は大手外資系の案件にアサインしてもらって小規模なセミナー案件に携わっていました。アシスタントディレクターみたいな形で先輩についてもらって業務を行っていたのですが、だんだんメインで案件を任せてもらえるようになり、秋くらいからイベントグループの一番大きい案件でイベント事務局の事務局担当で入らせてもらいました。そこまでは基本的にはクライアント数は多くなかったのですが、2年目はクライアント数も増える中、主担当で500人規模の大きなセミナーや協賛者がいるセミナーとかにも携わらせてもらいました。

――イベントディレクターに挑戦しようと思ったきっかけを教えてください。

配属が決まる前に、イベントグループのマネージャーが「柳田さんがやりたいことを叶えるのはイベントグループかもしれないね」って言ってくれて、もともとクリエイティブにも興味があったのですが規模の大きい案件にイベントグループならトライできるとアドバイスを貰ったのがきっかけです。

 あと企画とかも含めて1から業務に携わりたいという話をしていて、イベントの大きい案件では、企画部分を営業の担当者だけでなくイベントグループ内のディレクターが考えたりするので、そういった企画業務にチャレンジできるところも要因になります。

――エムエム総研に入社しようと思った理由を教えてください。

大学のとき経営学部のマーケティング系学科で、BtoCマーケティングの勉強をしていたんですけど、エムエム総研を受けた時に、法人の購買動機とか、検討期間とか、「BtoCのお客さんが購入する場合とまったく違うんだ」と改めて感じて、そういったフィールドに身をおいて、実戦経験をつみながら勉強してみるのも面白いなぁと思って入社を決めました。

――イベントディレクターをやる中で大変だったことはありますか？

1年目に事務局を任せてもらった時は本当に何も分からず、毎回試行錯誤をしながら進めていたので大変でした。 2年目も任せてもらったんですけど1年目より分かっているゆえの大変さがありました。あと、任せてもらえる領域が増えたのでカンファレンスは特に大変だったという思い出があります。

――大変だった時期を乗り越えられた要因はなんでしょうか？



周りの助けがあったのが大きかったです。先輩に聞いたり、分からないことはすぐ質問したりしたことが大きな要因かなと思います。あとは1年経過した後にもわからなくて終わったことや、うまくいかなかったものがあるので、改めて自分なりに分析をして「この部分がうまくいかなかったから2年目はこうしよう」とか、なるべく効率よく業務を行えるように考えていました。

――学生時代に熱中していたものや交友関係について教えてください。

中高で吹奏楽部に所属していて、中学のときはコントラバス、高校ではホルンを吹いていました。中学のときは大会も上の方に行くような強豪校だったので先生が厳しくて日々怒られていましたね(笑)。なぜか部長もやって、大変だったなというのは覚えています。上下関係とかはそのときに学べたと思います。

――学生時代のアルバイトについて

大学1年生から4年生の時までケーキ屋でアルバイトをしていて、4年生の最後はユニクロでもバイトしていました。ケーキ屋の店長が厳しかったので、そこで店長に認めてもらえてバイトが楽しくなったというのが2年目までの思い出です。3年生になったときに店長が代わって、以前と打って変わってゆるくなって、楽しいけどただ後輩に指導するだけで、何も考えなくてもルーティーンのように仕事ができるようになり、少し退屈さも感じていました。

そんなわけもあって、4年生のときは後輩の入る時間も確保するためにも「別にそんなに入らなくてもいいかな」って思うようになって、短時間だけ入ってあとは別のアルバイトをするっていう感じでユニクロと掛け持ちでアルバイトをしていました。

――仕事をしてきた中で達成できたことに「新人王獲得」と事前に詳細を伺っておりますが、こちらについて詳細を教えていただけますか。

新人王は新卒の業務取り組み上のスタンス、業務スキル、クオリティに関して配属されてから行ったことを上長が経営陣とグループマネージャーにプレゼンしてくれて、その中で成長率が一番高かったと評価された1人が獲得できます。獲得できた理由としては、1年目に1人で案件を納めさせてもらったり、自分の今の職位要件を超えた要件定義の仕事も任せてもらったりしたことが大きいです。もちろん周りのサポートがあってのことですが、特にエグゼクティブ向けのイベントとかにアサインしてもらって、ほぼ独力でできたことが影響していると思っています。成長できるように自分ができる範囲を超えてアサインしてくれたんだと今は理解しています。

――「１カ月に６案件納品」とも記入いただいておりますが、こちらについても詳細をお伺いしてもよろしいでしょうか？

そんなに大きいイベントではないのですが、当時は本当に毎日のようにイベントが開催されていて、その中で入らせてもらっていました。案件的には大きくはないのですが、オペレーションがある程度決まっていてそれに沿ってやっていかなければいけないというのもあるので、最初入りたてでそれを任せてもらえたのは大きいかなと思います。

――柳田さん、お忙しい中ありがとうございました！