働き方改革の推進や、新型コロナウイルス感染拡大の影響で、会社に出勤せずに仕事を行うテレワークが企業における新しい働き方として求められています。既にテレワークが行われている企業もありますが、まだまだ導入に踏み切れていない企業や検討中の企業も多いです。
この記事では、テレワークを行う上で欠かせないおすすめのWeb会議システムと、Web会議システムの選び方のポイント、メリットについて詳しく解説しています。新型コロナウイルスの感染拡大が収束したとしても、テレワークが可能になれば大きく業務効率化につながります。今だけの話と思わずに、ぜひ最後までご覧ください。
Web会議システムとテレビ会議の違い
Web会議システムが、インターネットを通じてビデオ通話を行うシステムだということはイメージがつくのではないでしょうか。Web会議システムには大きく分けて自社でサーバーを設ける「オンプレミス型」と、クラウド（cloud）型と呼ばれるWeb上に用意されている会議システムを利用するものの2つがあります。どちらもインターネットが使える環境にあれば、場所を問わず利用することができます。Web会議システムと混同しやすいものにテレビ会議システムがあります。テレビ会議システムは、テレビモニターに専用のカメラやマイクを接続し、たとえば企業の本社と支社というように複数の拠点と結ぶシステムです。Web会議システムと異なり、インターネットさえ使えればどこででも利用できるものではありませんが、接続が安定しており、また通話品質も良い点が特徴です。一方で導入コストが高いというデメリットもあります。
Web会議システムのメリット
インターネット環境があればどこでも会議や面談、場合によっては商談も行えるWeb会議システム。どこでも利用ができるというのは大きなメリットですが、それ以外にはどのようなメリット・デメリットがあるのか確認しておきましょう。移動時間が削減できる
インターネット環境があればどこでも会議ができるので、会社の会議室に集まらなくても会議が行えることになります。Web会議システムを導入すれば、移動時間はもちろんのこと、交通費の削減にもなります。たとえば本社に集まって大規模な会議をするといった場合なら、宿泊費や新幹線代なども経費としてかかってしまいますが、そのような費用が大幅にカットできるようになります。現地での設営などの準備も不要になるという副産物もあります。導入コスト・運用コストが低い
自社でサーバーを用意してWeb会議システムを導入する場合は初期費用が高くなりがちですが、クラウド型のWeb会議システムなら、初期費用が無料のものも多いです。有料プランも使い方によって選べるものが多く、自社にあったものが選択できます。スピード感のある運営・決定ができる
同じ場所に同時に集まる必要がなくなるので、場合によっては緊急の会議を開くこともできるようになります。会社としての意思決定までのプロセスにおいて、会議室に集まるという工程がなくなるので、これまで以上にスピーディに意思決定が行えるようになります。Web会議システムを選ぶときの注意点
非常に便利なWeb会議システムですが、すでにたくさんのサービスがリリースされています。そのためどのWeb会議システムを選ぶべきか迷ってしまうことも多いでしょう。選ぶ際の注意点について確認しましょう。接続の安定性・同時に何人参加できるか
Web会議システムを導入する際の前提条件として、「安定して接続できること」が挙げられます。いくら安価なサービスでも、映像や音声がとぎれとぎれになってしまうようでは、会議が成立しません。また、会議に参加する人数をあらかじめ想定してどれくらいの人数が同時に接続しても問題ないかは確認しておきましょう。初めてでも使いこなせるようなシンプルな操作性
社内だけの使用に限るならそれほど気にする必要はないでしょうが、たとえば採用活動の会社説明会で使う、商談で使うといったシーンも考慮するなら、使い勝手の良さは重要になります。相手が初めてそのWeb会議システムを使用するといった場合でも、ある程度使いこなせるようなものがよいでしょう。おすすめのWeb会議システム
ここからは、現在注目を浴びているWeb会議システムのうち、おすすめできる代表的なものについて、その特徴を交えてご紹介します。Zoom（ズーム）
現在急速に認知度を高めているWeb会議システムです。会議を主催するホストも、参加者もアプリをダウンロードする必要がありますが、参加するだけならアカウント登録は必要ありません。PCはWindowsかMac、スマートフォンならiOSとAndroidで接続可能なので、誰でも利用できます。無料プランでも100人以上で同時接続が可能です。また、会議の映像や音声を記録でき、部屋の中を見せたくない人に向けてバーチャル背景を映すといった機能も備わっています。Googleハングアウト
最大10人までのビデオ通話が無料で可能なWeb会議システムです。Googleアカウントさえあればすぐに使え、URL共有や専用IDの発行は不要です。会議ごとに都度ログインする必要がありますが、Googleアカウントは多くの方が持っているため、参加のハードルが低いのが最大の特徴です。チャット機能も備わっており、同時に100人までのグループチャットが可能です。よりビジネスに特化した「Google Meet」という有料サービスもあります。ベルフェイス
ベルフェイスは、営業における商談に特化した有料Web会議システムです。自社ならともかくクライアントとの商談において最も懸念されるのは、接続の安定性でしょう。ベルフェイスは、音声は電話回線、映像はWeb回線を使用しているため、回線の乱れや接続不良もなく、常に安定した状態で接続が可能な点に大きな特徴があります。オンライン商談のために開発されたツールのため、商談に必要な機能として録画・営業トークのカンニングペーパー、などといったものに加え、相手の事前準備が不要というメリットもあります。Web会議システムは今後ますます利用用途が高まってくるサービスといえるでしょう。この機会に営業活動の効率化や、生産性の高い働き方へ向けて導入を検討してみてはいかがでしょうか？
