新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の感染拡大に伴い、以前より働き方改革の中でも注目がされていた「リモートワーク（テレワーク）」を導入する会社が増えてきました。「リモートワーク」とは読んで字のごとく遠隔（remote）と働く（work）を繋げた言葉になっており、そのまま遠隔で働くということを意味しています。上記のリモートワークを導入することで得られるメリットは多いですが、一方で導入までにツールなどを準備しなくてはいけないなどのデメリットも存在しております。
そこで本記事でははリモートワークを導入するにあたり必要となるツールは何か、また目的別のおすすめツールのご紹介などもしてきます。リモートワークの導入やツール選びの参考にして頂けますと幸いです。
リモートワークの導入にあたり最低限必要なツールとは
先ほどもご説明しましたが「リモートワーク」とは、読んで字のごとく遠隔で働くということを意味しています。ただ、普段から会社等のオフィスで行っている業務を遠隔で行うということになりますので「うまくコミュニケーションが取れず業務を円滑に進められない」「データや資料を送りたいけどメールだと容量が大きくて時間が掛かりそう」「自宅なので勤怠状況を管理することが難しい」などの問題点が挙げられます。これらの問題点を解決するのが下記のようなツールとなります。・円滑なコミュニケーションが取れる「チャットツール」
・業務で使用するデータを簡単に共有できる「ファイル共有ツール」
・社員一人ひとりの勤怠を確認できる「勤怠管理ツール」
以上がリモートワークを導入するにあたり最低限必要なツールです。
リモートワークに活用したいツール一覧
ここからは先ほどご紹介したリモートワークを導入するにあたり最低限必要なツールを順にみてきます。チャットツール
日常的なコミュニケーションの手段にLINEなどのチャットツールを利用するように、ビジネスシーンでもチャットを使用したやり取りを行う会社は増えてきております。チャットツールとは、PCやスマートフォンで気軽に直感的にコミュニケーションを取ることができるコミュニケーションツールです。もちろんコミュニケーションを取るだけであればメールでも問題ありませんが、遠隔で働いているリモートワークの場合には気軽に使用できるチャットツールを利用した方が円滑に話を進めることができます。下記がおすすめのチャットツールになります。
Chatwork
https://go.chatwork.com/ja/
チャット、タスク管理、ファイル管理、ビデオ（音声）通話などビジネスコミュニケーションを円滑にする4つの機能がありますが、どれもシンプルで初めてチャットツールを使用する方でも扱いやすいのが特徴です。基本の4つの機能に加えて、セキュリティ面でも安心な「ビジネスプラン」「エンタープライズプラン」などの組織での利用に適した管理機能が付いたプランも用意されています。
Slack
https://slack.com/intl/ja-jp/
基本のチャット、音声（ビデオ）通話はもちろん、仕事のコミュニケーションをチャンネルという形にまとめることで情報共有や意思決定をわかりやすく迅速に行うことができるのが特徴です。また、ビジネスシーンでよく利用されるGoogleドライブやOffice365などを始め、1,000以上のアプリやサービスとの連携ができるので効率的に仕事を進めることも可能になっています。
ファイル共有ツール
日常的なコミュニケーションに最適なチャットツール上でもファイル共有は可能です。ただ、情報のやり取りが多いチャットツール上での共有はデータを見失うことがあるだけでなく、データの種類によっては共有をすることができないという問題点もあります。そういった問題を解決するのがデータ共有に特化したファイル共有ツールです。下記がおすすめのファイル共有ツールになります。
Google Drive
https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/
Googleのアカウントさえ持っていれば 15GBの保存容量を無料で利用することができる手軽さが特徴です。あらゆるファイルをすべて保存できるだけでなく、ファイルの用途に応じて共有する相手も自由に設定することが可能になっています。
Dropbox
https://www.dropbox.com/ja/
様々なツールと連携をすることができ円滑にファイル共有をすることができるのが特徴です。 また、各ユーザー向けにカスタマイズされたおすすめのファイルやフォルダが作成されるので、検索に時間を掛けることなく必要なファイルをすぐに探すことが可能になっています。
勤怠管理ツール
会社のオフィスから離れた場所であっても社員一人ひとりの勤怠を管理できるのが勤怠管理ツールです。勤怠管理ツールを使用することで就業から終業までの時間を正確に管理することができるだけでなく、法律で定められた労働時間を超えないように管理などをすることが簡単になります。下記がおすすめの勤怠管理ツールです。
ジョブカン勤怠管理
https://jobcan.ne.jp/
クラウド型勤怠管理システム業界No.1のシンプルな操作性で初めてでもすぐに使い始められる気軽さが特徴です。変則労働、フレックス、裁量労働などあらゆる勤務形態だけでなく、所属や雇用形態なども細かく設定して運用をすることが可能になっています。また、出勤管理、シフト管理、有給管理など、必要な機能だけを自由に組み合わせて利用することができるのも人気の1つです。
jinjer勤怠
https://hcm-jinjer.com/
管理者も従業員も使いやすい操作性にこだわっているツールです。また、GPS機能で打刻した場所だけでなく、一定の範囲内に入らないと打刻をすることができない範囲制限など様々な機能もあるのが特徴です。全従業員のデータを一覧で確認することが可能になっており、打刻や実績漏れがないかも一目で確認をすることが可能になっています。
以上がリモートワークを導入するにあたり最低限必要なツールとおすすめになります。
まとめ
最後に今回の記事をまとめます。「リモートワーク」とは、読んで字のごとく遠隔で働くということを意味しています。普段から会社等のオフィスで行っている業務を遠隔ですることになりますので、コミュニケーションが取りづらく円滑に進められない、データや資料等のファイル共有、勤怠管理など様々な問題点が挙げられます。これらの問題点を解決するのが下記のようなツールとなります。・円滑なコミュニケーションが取れる「チャットツール」
・業務で使用するデータを簡単に共有できる「ファイル共有ツール」
・社員一人ひとりの勤怠を確認できる「勤怠管理ツール」
また、同時にリモートワークを導入するにあたり最低限必要なツールにもなりますので覚えておきましょう。リモートワークの導入の際には今回の記事をぜひ参考にして頂けますと幸いです。
