会議は日本の文化といっていいほど頻繁に開催されています。1週間の内に少ない人で3時間、多い人で8時間を会議に費やしていると言われています。一方で会議に対して時間の無駄と感じている人も多いのではないでしょうか。そんな会議に今変化が起きています。Web会議で議論を進める動きが広がっています。Web会議はオフラインで行う会議と性質が異なりますので、進行するにあたっては慣れやコツが必要です。本記事ではWeb会議を円滑に進める6つのコツを紹介します。ぜひ参考にしてください。
Web会議のメリット・デメリット
まずはWeb会議のメリット・デメリットを把握しておきましょう。オフラインでする会議と比較することでより浮き彫りになります。
メリット
メリットからみていきましょう。オフラインでしていた会議では実現できなかったことを享受できます。
コスト削減
様々な側面からコスト削減が見込めます。資金面でみるとペーパーレス化です。従来よりペーパーレス化は進んでいましたが、重役が出席する会議等ではどうしても紙の資料をコピーし配布する必要がありました。
しかしWeb会議であれば画面共有で資料を全員のパソコンに共有できるので、わざわざ紙を印刷をする必要がなくなりました。これが年間で行われると大幅なコストカットが実現できます。
他にも時間の無駄を省くことができます。対面の場合は会議室に集まる必要があり、大企業となるとエレベーターを待っていたり会議室まで移動したりする無駄な時間が存在していました。Web会議ツールを使うと場所問わず会議ができるため移動時間が削減できより生産的に働けるようになります。
モチベーションアップ
Web会議導入によるメリットは社員のモチベーションアップにも影響を与えます。例えばフレックスタイムを導入している企業でも朝に会議が設定されていれば、早く出社しなければいけないというケースがあります。そのことにストレスを感じていた方もいらっしゃるのではないでしょうか。しかしWeb会議の登場で家から会議に出席でき、満員電車にも乗らなくてよくなります。朝のストレスが1つ減り、出社後から高いモチベーションで仕事に望めます。
また新しいプロジェクトが動き出したにもかかわらず決済者が出張でいないことを理由に、話が前に進まないということはありませんでしたか。こちらに関しても遠隔で会議をすることでスピーディーに物事を進められ、新しいプロジェクトを思いついたときと同じ高いモチベーションで仕事が進められます。
このようにWeb会議ではコスト削減とモチベーションアップのメリットがあります。
デメリット
次にデメリットです。こちらもWebならではのデメリットとなります。
大規模の会議には不向き
大規模の会議を行う場合にはWeb会議は向いていません。Web会議の場合は人数が多くなれば多くなるほど一人あたりの画面が小さくなってしまいます。そのため早いテンポでコミュニケーションが進むと、誰が発言しているのか判別できなくなります。また会話のタイムラグがあるため会話に入るのも難しく、トラブルの原因にもなります。そのため、Web会議の場合は少人数で行うことをおすすめします。
web会議のコツ
ではWeb会議のコツについて紹介します。会議前・会議中・会議後で分け、合わせて6つ紹介します。どれも基本的なことになるのでチェックしてみて下さい。
会議前
会議をする前の準備段階からみていきます。
アジェンダや資料を共有する
会議で使われるアジェンダと資料は事前に共有しておきましょう。特に大事なのがアジェンダの活用です。会議の目的・テーマが明確でなければ有意義な会議にできないので事前に作成しましょう。この際Google ドキュメントを使うことをおすすめします。Googleドキュメントの場合コメントを入れられます。そのため議題の中で疑問点や不明点があれば事前にコメントをもらっておくことで、それ対する解決策も用意でき、より段取りよく会議が進むでしょう。
またアジェンダにはそれぞれの議題に対して議論する時間を決めておきましょう。対面の場合はせっかくみんなが集まったのだからとつい関係のないことまで話をしてしまい、時間通りに進まないことがあります。 そのためあらかじめ時間も決めておくことで議論が終結しないケースを未然に防ぎましょう。もし時間通りに議論が終結しない場合は別の機会に関係がある人だけを招待して会議を行いましょう。
ファシリテーターを決めておく
ファシリテーターを決めておくことも重要です。ファシリテーターとは司会進行役です。円滑な進行をサポートしたり会議で出た意見をまとめたりする役割があります。Web会議では1人しか話すこともできないため議論の盛り上がりに欠けてしまいます。そのため中立的な立場として会議を活発にする役割が必要になります。
会議中
続いて会議中でのコツを紹介します。
ミュート
発言者以外は常時ミュートにしておきましょう。時間がなく外からWeb会議に参加している場合は風の音もマイクが拾います。また雑音に関してももちろんですが、議事録を記録している人のキーボードをたたく音も入ってしまいます。そのため、ミュートにしておくのが無難でしょう。
相槌をうつ
なるべく声を出して相槌を意識的にうちましょう。これは主にファシリテーターの役割になります。Web会議では話がかぶってしまうことを恐れて発言しにくい状況もあるので、話をしていても誰も反応してくれないときが多々あります。反応がないと発言者もしっかり伝わっているか判断しづらいため、聞いていることを声に出してアピールしましょう。そうすることでテンポよく会話が進み円滑な会議になります。
チャット機能を活用
チャット機能を使うことで対面の会議よりも効率的な会議ができます。使い方は会議中に出た疑問や質問を投稿してもらいます。チャットを活用することで会議の流れを止めることなく全員が理解した状態で進行できます。質問に対する回答は、回答者を一人用意しておいてタイムリーに回答するのがベストです。しかし会議が一通り落ち着いてからチャットの質問に答えるという形でも、まとめて回答でき効率がいいです。 この要素は対面での会議では実現できないシステムなのでぜひ実践してみてください。
会議後
最後に会議後のコツを紹介します。
メンバー全員への議事録の共有
会議後は議事録をすぐに共有し全員からコメントをもらうのがコツです。全員からコメントをもらう理由は理解度を確認するためです。Web会議の場合は黙っている時間も多く、環境としても周りに会議参加者がいないこともありつい聞き逃してしまうこともあります。そのギャップを埋めるためにコメントをもらいましょう。またフィードバックをもらうことで次回のWeb会議の改善にも繋がります。
まとめ
それでは本記事は以上になります。Web会議の6つのコツを抑え円滑な会議をしていきましょう。コツだけでなくWeb会議はどのツールを使うかによっても進行具合が変わります。Web会議は無料のツールがたくさんあるのでいろいろ試しながら、企業に合うものを選定し使ってみて下さい。
