イベント運営には準備が不可欠です。とはいえ、準備がどれだけ完璧だったとしても当日まで不安な担当者は多いでしょう。ここではそんなイベント運営までの不安を解消するためにやるべき事、注意点をまとめました。
運営マニュアルとは
イベント運営を成功に導くために運営マニュアルを制作しているイベンターは多いです。運営マニュアルとは、企画の準備から当日の終了に至るまでの全ての業務を円滑にするための手引きです。そしてマニュアルの情報は社内で蓄積されアップデートしていくものです。そのためイベント運営マニュアルがある企業ほど当日の失敗がおきにくいでしょう。大企業であればイベントを行う専門の部署があることがありますが、たいていの場合は兼任で行うことが多いです。営業をしながらであったり、マーケティングをしながらであったりです。今後同じように不安を抱える人が出るのを防ぐためにも、今社内で運営マニュアルがない場合はこの機会に作っておきましょう。一度作ってしまえば後は簡単です。
運営マニュアル作成のメリット
イベント運営マニュアルを作成するメリットは2つあります。1つは主催者側のメリット、もう一つは参加者側のメリットです。主催者側
主催者側のメリットとしてはまずスタッフが安心するといった点が挙げられます。やはりこれまで行っていないことに挑戦するのは誰でも不安です。しかし、過去の教訓のようなものがあるだけで、それを指針にして活動に取り組めます。そしてマニュアルが詳細まで書いてあることで、当日は落ち着いて行動でき、効率よく運営ができるでしょう。イベントの全体像やそれぞれのメンバーの動き方があることで、いちいち指示する手間も省けます。抽象的な指示もなくなるので自分のやるべき業務に集中してくれるでしょう。参加者側
続いて参加者側のメリットとして挙げられるのがイベントに対する評価が高まるという点です。実はイベントにおいて不安なのは主催者側だけではなく、参加者側も同じです。企業でイベントに参加する場合は上司からの指示であるケースが多いといえます。つまり参加者はイベントに対してむしろ後ろ向きな考えを抱いていることが多いです。しかし当日テキパキと動いているスタッフの姿や、もうすでに参加している安心した表情の人をみると、来たことに対する後悔はなくなります。またそこでスタッフの対応もよければイベントに対する満足度も高まるでしょう。 このようにイベント運営マニュアルを作成するメリットは様々あります。
運営マニュアル作成のポイント
ここからはイベント運営マニュアルを作成するポイントを紹介します。イベント全体像の認識をする
イベント全体を意識した運営マニュアルを作成しましょう。参加者側の視点に立ったマニュアルも必要ですが、偏りすぎるのはよくないです。あくまでも主催者側と参加者側の両方の視点で考えたマニュアルを作成します。組織図
それぞれのスタッフが自分の立ち位置を理解するためにもイベントの組織図が大切です。イベントの規模が拡大するにつれて、わからなくなるスタッフが多いので明確にしておきましょう。タイムスケジュール
当日のタイムスケジュールを作成します。時系列に沿ってイベント全体の進行スケジュールを明記します。会場レイアウト
会場レイアウトは主催者側と参加者側でともに必要なものです。展示会の場合はブース番号、セミナー形式の場合は座席表等があれば親切でしょう。計画
当日のスタッフの配置や参加者の入退場時の混乱を防ぐための計画です。オペレーション
部門毎の動きを計画します。当日スタッフが動き方でわからないことがないように注意しましょう。動きを明確にすることでそのスタッフが今どの業務をしているかを瞬時に把握できるので緊急時で人が足りないときなどにも役立ちます。サイン
サインとは参加者にとって目印となる看板です。例えば入り口や出口の看板や展示会の場合は企業名が記載された看板です。これらを設置する準備が必要です。緊急時
イベントにトラブルはつきものです。緊急事態が起こるのは普通だと思っていたほうが何かあった際にスムーズに対応できるでしょう。イベント運営におけるトラブル等ならまだ解決することができますが、解決できないものもあります。それは天災です。イベント運営時に火事や地震が起こったときは間違いなくパニックになります。そのような非常事態が起きても大丈夫なように災害時のマニュアルも作成しておくに越したことはないでしょう。準備する項目としては避難場所、非常口、非常用の食料などが挙げられます。まずは参加者の安全を一番に確保しましょう。また天災は滅多に起きることがないため軽視しがちですが、それでもスタッフへの理解の徹底は努めて下さい。一度会場がパニック状態になってしまうと収束するまでにまた怪我人が増えてしまいます。他にもすぐに消防や警察を呼べるように把握しておきましょう。
備品リスト
備品リストも作成しましょう。展示会の場合はアンケート用紙や入場許可書等です。備品が当日足りなくなった場合はすぐに用意できるものではないので、多めに準備しておきましょう。その際に会場の方で備品を用意してくれるところもあるので事前に確認しましょう。注意点
イベント運営において忘れがちな注意点をまとめました。注意点も抜かりなくチェックして当日に備えておきましょう。下見を行う
どんなに完璧なマニュアルができたとしても、実際に会場で運営してみたら机上の空論だったということはよくあるケースです。そのためマニュアル作成後は実際に会場に足を運び下見をしましょう。もし可能な場合はシミュレーションも行うとベストです。聞いていた会場の広さが違ったり意外と会場が暗かったりとイメージとは違うことが多々あります。下見をしておけば防げる問題なので時間を作り、足を運びましょう。キャンセルを減らす努力を行う
こちらは余談になるかもしれませんが当日集客できなければこれまで用意してきたことが全て水の泡になってしまいます。そのためキャンセルを減らす仕組みも考えましょう。例えば、イベント参加費です。海外は日本に比べイベント参加におけるキャンセル率が低いです。なぜなら参加費を有料にしているからです。日本の場合は展示会やイベントは無料で開催することが多いですが、無料の場合は参加者の意識が低く、その日の気分で行くのをやめてしまうといったことも多いです。しかし有料の場合はお金を払ってでも何かを学びにいく姿勢がある方が集まるので、よっぽどのことが無い限りはキャンセルをすることはありません。また参加費の支払い方法でもキャンセル率が変わってきます。当日イベントに来場してもらいお金を払う場合に比べ、前払いのイベントの方がキャンセル率も低いです。これは考えればわかる現象ですね。このようにキャンセルを減らす工夫も試行錯誤してみて下さい。
