過去にイベントを開催したが失敗してしまった経験や、開催はできたにもかかわらずイベントがイマイチ盛り上がらなかった経験はありませんか。コンサートやライブ・フェス等であれば花があるので別ですが、普通のイベントとなると成功させるのにも一苦労です。
イベントを成功させるには入念な準備が大切です。つまり企画立案の段階です。準備を怠ってしまうといくら当日頑張ったとしても成功はしません。当日成功させる秘訣はそこに至るまでの過程を大事にすることです。本記事では成功する企画立案方法の流れを順番に説明します。まだ企画立案をしたことがないが始めたいという方にもおすすめです。
イベントの企画立案の流れ
イベントの企画立案では5つのステップがあります。「目的」→「企画内容」→「ターゲット選定」→「日時・場所」→「当日のスケジューリング」です。この中で一番重要な項目は目的です。よく企画の内容に時間を割いてしまいがちですが、時間を割かなくてはいけないところは目的です。この軸の部分がずれてしまうと、その後の工程が全てぶれてしまいます。ではイベントの企画立案流れを細かくみていきましょう。イベントの目的
まずは目的の設定です。なぜそのイベントを開催するのか、またイベントの開催意義は何かを決めましょう。マーケティングの観点でいうと、認知なのか興味関心なのか検討段階なのかを明確に設定するということです。認知を拡大させるためのイベントを開催するのにこぢんまりとしたイベントは開催しないですよね。多くの人に知ってもらうために大きな会場を用意して、人もたくさん動員して、少ない接点でも参加者にインパクトの残るような映像の企画が必要になってきます。一方で目的が製品や自社のサービスをすでに知っており、導入しようか悩んでいる検討段階の人を後押しするイベントならまた話は変わってきます。落ち着いた雰囲気にするために受付を準備したり、参加者にしっかり話を聞いてもらうために商談ブースなどを設けたりするなどの取り組み自体も変わってきます。このように目的が違うだけでイベントの企画立案の戦略も変わってくるので明確にしておきましょう。
目標
目的が決まったところで目標の設定です。目標設定のポイントは具体的かつ数値目標を設けるということです。例えばイベント来場者数を何名や、タッチポイントを何件獲得するかなどになります。抽象的な目標になりそうなときはイベント参加後のアンケートを実施しましょう。アンケートに目標設定した項目を入れておくことで、簡単に数値化できます。なぜ目標の数値化が必要化というと、イベント運営の成功と大きく関係しています。例えば学生をターゲットにした求人イベントを開催中、来場者数を確認すると後100名足らないという結果が出たとします。その結果を受けての行動は、あと100名増やすために今のリソースをどのように活用したらよいかという方向に全員の意識が向きます。それは正社員のスタッフだけでなくアルバイトまで意識が向くでしょう。つまり主催者側の熱が増します。そしてその熱は参加者側にも伝わります。イベント主催者が真剣にイベントを取り組んでいる様子をみて、それに反応を示してくれる人は必ずいます。そうすることでイベントはいつの間にか活況になり、目標も達成に近づけます。
逆に数値目標がないと、なんとなく人が来ている感じがあるのでこのくらいでもいいかと手を抜く人が出てきます。結果的に集客できたのは良いですが、そこには感動も達成感も薄いでしょう。イベントの成功をさせるため、主催者側のモチベーションを管理とマネジメントのしやすさという観点からも具体的に目標は設定しましょう。
イベントの企画内容
次に企画の内容です。最初に設定した目的を果たすためにイベントの企画内容を決めていきます。目的と目標が決まっていれば企画内容は時間もかからず決まることが多いです。しかしそれでもつまずくこともあります。その場合は競合を調査してみましょう。競合が開催しているイベントを調査することで、差別化を図ることができます。また最近トレンドになりつつあるイベントのキーワードはインタラクティブです。インタラクティブとは双方向性を意味する言葉で、主催者側が一方的に進めるのではなく、参加者側の意見やアイデアも取り入れてイベントを盛り上げていく手法です。パーティー等ではよくみかける光景ですね。参加者の生の声も聞けるので主催者側もメリットはあります。
イベントのターゲット選定
続いてターゲット選定です。細かくターゲティングし過ぎるとイベントの参加する数が減ってしまう可能性もありますが、大きい枠組みのターゲティングよりは良いでしょう。多くの参加者を集めたいあまりにターゲティングを怠ると一切人が来ないこともあります。なぜなら自分には関係のないイベントだなと思われてしまうからです。つまり興味を示してもらえなくなります。反対にニッチな市場を攻めることで自分事として捉えてもらえやすくなるので、ある程度の集客は見込めるでしょう。ただその線引は難しいので、トライアンドエラーを繰り返しながら選定していきましょう。
日時・場所
ここまでくればいよいよ具体的な開催場所と日時です。この順番通りにイベントを企画していれば自ずと日時と場所も見つかってくるでしょう。なぜならターゲットが来そうな場所と日時を指定すればいいからです。例えば、認知を目的とした異業種交流会でターゲットを30代の丸の内で仕事をしているIT会社の正社員とします。このような具体的なターゲットがあるにもかかわらず、あえて秋葉原でゴールデンウィーク中の15時から開催しようという人はいないでしょう。このようにこれまでの流れが明確に決まっていればいるほど、次に決定する項目も簡単に決まります。当日のスケジューリング
最後に当日のスケジューリングです。スプレットシート等を活用し時間軸を用意しましょう。そこでタイムスケジュールを落としこむのですが、同時に確認事項も洗い出しておきましょう。会場の音響設備やイベント開催後の退出の時間まで、もれなく確認を行いましょう。補足
当日のスケジューリングまで行えていればイベントを企画立案する段階での問題はないでしょう。ただよりよいイベントにするために補足をします。時間がある方は検討してみて下さい。補足する内容は次回の開催内容も考えるということです。単発でイベントを成功させることは運の要素もあり、ビキナーズラックで上手くいくこともあるでしょう。ただ2回3回と続けて成功させることは至難の業です。複数にわたって、イベントを成功に導く方法としては次回の布石も打っておきリピーターを獲得することです。できれば長期的な目線での種類豊富なイベントスケジュールを組むことをおすすめします。バスタブ理論と言って、どんなにお湯を入れ続けてもバスタブの底の栓が閉まっていなければ一向にお湯は溜まりません。つまりリピーターを獲得することが大事ということです。
継続的にイベント運営を成功している企業はリピーターに対するフォローやアプローチが上手いのが特徴です。自社のファンになってもらえるように長期的な目線でイベントを企画立案しましょう。
