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この記事は「バックオフィスにはどんな職種が当てはまる？バックオフィスの効率化のコツも解説します」の後編になります。 前編をご覧になりたい方はこちらをクリックしてください。
バックオフィスの重要性
売り上げに直結するわけではないバックオフィスですが、その役割は専門的で大きなものです。たとえば給与計算を行う経理が、計算を間違えたらどうでしょうか？バックオフィス業務のほとんどは絶対にミスが許されないものです。経理部門1つとってもその重要性が分かりますよね。大企業におけるバックオフィス
バックオフィスは企業の規模によって重要性が異なります。大企業においてバックオフィスはフロントオフィスを活性化させる存在です。フロントオフィスが生き生きと働けるのは、バックオフィスの活躍があるからです。大企業であれば人材の確保もしやすく、バックオフィスを充実させやすいといった特徴もあります。スタートアップ企業・中小企業におけるバックオフィス
スタートアップしたての企業や中小企業であれば、経費の削減のために経営者が経理を担当したり、社員が本業とは別に会計業務も担当したりといったことがあります。バックオフィスを充実させ、業務の負担を減らすことができれば、本来行うべき仕事に専念することができます。バックオフィスを効率化させる方法
ここからは、どのようにすればバックオフィスを効率化できるのかについて具体的な方法を紹介していきます。バックオフィスは、常に仕事でいっぱいになっている方も多いはず。すぐに取り掛かれる方法もありますので、ぜひ実行してみてください。まずは無駄な業務を洗い出す
バックオフィスの効率化に取り組む上でまず行うべきことは、業務に無駄がないかをチェックすることです。費用をかけて外部に委託するという方法を取る前に、まずは無駄な業務を発見するのが先決です。無駄かどうかの判断基準としては「その業務をやめても差し支えがないか」が一定の基準となるでしょう。何のためにやっているのか分からない業務はどこにでもあるもの。無駄だと判断できれば積極的になくしてみましょう。どうしても判断しづらい場合は一定期間だけやめてみることで、重要かどうかを判断する方法もあります。無駄な業務ができればその分必要な仕事に時間を割けるだけでなく、労働時間の削減にもつながります。
アウトソーシング・クラウドサービスを利用する
自営業の方が、税理士に経理を担当してもらうのと同様に、外部委託・外注といったかたちで業務の効率化を図ることができます。アウトソーシングをすることで従業員がより重要性の高い仕事に専念できるようになります。たとえば経理はもちろん、秘書や人事なども代行サービスが増えてきています。クラウドサービスとは、バックオフィス業務をサポートするサービスのこと。クラウドサービスを利用すれば、「会社のなかであの人しか分からない」といった業務を減らすことができます。たとえば請求書作成や販売管理、経費精算などのクラウドサービスを活用すればそれぞれの個別PCでなく、会社全体でデータの共有ができるようになります。
その他にも近年話題のクラウドソーシングサービスを利用するのも1つの手でしょう。業務の一部をフリーランスや個人に外注することで、業務の効率化を図れます。業務委託での契約となるので単発での依頼や、繁忙期のみの期間限定での依頼なども可能です。
企業を支えるバックオフィス。企業の中で重要な役割を担っていることは間違いありません。しかし無駄な業務が生まれやすかったり、特定の人でしか行えない業務があったりといった問題も起こりやすいといった課題も抱えています。バックオフィスを効率化させることは、会社全体の業務効率化や利益にもつながります。まずは自分の業務に無駄がないか、といったところから見直してみてはいかがでしょうか。
