この記事では以下のことが分かります。
・リファレンスチェックとは何か
・リファレンスチェックの目的
・リファレンスチェックの2つのパターン
・リファレンスチェックの質問内容
・リファレンスチェックのための準備
リファレンスチェックとは
リファレンスチェックは、主に外資系企業の中途採用の選考過程で行われるもので、候補者の実績や在籍期間、人柄、勤務状況などを前職や現職で一緒に働いている第三者に問い合わせることを言います。リファレンスチェックが行われるタイミングは企業によって異なりますが、主に内定の前後に実施されることが多いです。
リファレンスチェックは電話やメールなどで行われ、基本的には一緒に働いている同僚や上司、部下に問い合わせるのが基本で、人事担当者や採用担当などのあまり業務上関わりがない方に行われるものではありません。
企業がリファレンスチェックを行う目的
リファレンスチェックは、候補者ではない第三者に候補者のことを聞くものです。あえてこのようなことを行う背景には、いくつかの目的があります。
ミスマッチを減らす
企業の採用活動において、人材を採用することはゴールではなく、スタートです。どんなに優秀な人材であっても、自社で能力を発揮できなければ意味がありません。採用のミスマッチは、労働条件や人間関係、仕事内容が原因で起こることが多いですが、リファレンスチェックで第三者の声を聞くことで、人間関係と仕事内容に関しては候補者の実態が把握できますのでミスマッチを減らすことにつながります。一言でいえば「本当に企業は求める人材であるのか」の確認をすることがリファレンスチェックの大きな目的の1つと言えます。採用や教育には大きなコストがかかります。ミスマッチを防ぐことで早期退職を防ぐという狙いもあるわけです。
書類や面接では分からないことを確認する
求職者は、会社に入るためのアピールをします。基本的には、あえて企業に言いにくいことや悪いところを言う人はいないでしょう。リファレンスチェックでは、候補者から情報だけでは判断しきれないところを確認する意味合いもあります。
虚偽がないかチェックをし、選考を公正に行う
履歴書や職務経歴書の内容は虚偽がないことが選考をする前提となります。リファレンスチェックを行う企業が、候補者が申告する経歴を疑っているというわけではありませんし、虚偽チェックが目的なわけでもありません。しかし、公正な選考を行うための、念のための確認の意味も含まれているとは言えるでしょう。リファレンスチェックは候補者も申告内容にウソがないことを確認してもらえるため、信頼関係を構築する助けにもなります。
応募者を客観的に判断する
リファレンスチェックを行わない企業では、採用は応募者と企業の二者間によって行われます。リファレンスチェックからは、応募者でも企業でもない第三者の声を取得できます。客観的な視点から応募者の能力や人柄を聞けることは選考において大きなヒントとなるでしょう。
リファレンスチェックの行われ方
リファレンスチェックで応募者の人柄や仕事ぶりを話す人を「リファレンス」と呼びます。リファレンスチェックには、求職者自身がリファレンス先を紹介するパターンと、採用企業側が、リファレンス先を探す2つのパターンがあります。
求職者がリファレンス先を紹介する場合
企業側からリファレンス先を指定するように求められた場合は、求職者がリファレンス先を企業に紹介することになります。基本的にはリファレンス先は1名ではなく2、3名であることが多いです。企業がリファレンスチェックを行う目的、「第三者から客観的な情報を得ること」ですので、リファレンス先が複数名になるのは当然のことだと言えるでしょう。求職者がリファレンス先を指定できるとは言っても、同じ職場の人間であれば誰でもよいわけではありません。基本的には同じ部署やチームの上司や同僚、部下など求職者の仕事内容が分かる人や評価をする立場にいた人が望ましいです。
企業側にリファレンス先を紹介したあとは、求職者がリファレンスチェックに関わることはありません。すべて企業側がリファレンス先とやりとりを行うことになります。 企業からは、リファレンス先に電話やメールがあるわけですから、リファレンス先として企業に紹介する人にはあらかじめ電話があることや、質問内容の候補などをしっかりと伝えることが重要になります。
企業がリファレンス先を探す場合
求職者がリファレンス先を指定するのではなく、企業側がリファレンス先を探してコンタクトを取るパターンも多いです。求職者には、リファレンスチェックを行う旨の説明がありますので、それを承諾して結果を待つことになります。
求職者・候補者が同業他社からの転職の場合は、業界のネットワークを使って、企業自らリファレンス先を探すことが多いです。企業がリファレンス先を探すのが難しそうな場合は、調査会社に委託してリファレンス先を探したり、リファレンス先だけでなくリファレンスチェックも含めて委託したりすることもあります。調査会社には、リファレンスチェックを専門的に行っている会社もあるほどです。転職エージェントを介しての転職活動の場合は、リファレンスチェックを転職エージェントに委託することもあります。
企業はリファレンス先を探す場合は、求職者からリファレンス先の紹介ができません。とはいえリファレンス先の候補となるのは、基本的には同僚や上司、部下なわけですからあらかじめリファレンスチェックがある旨を伝えておくとよいでしょう。リファレンスチェックは日本企業では実施していることが少なく、リファレンスチェックの存在自体を知らない人も多いです。リファレンスチェックについて知らない人に、いくら同僚の転職希望先からとは言え、情報を開示することに抵抗がある人は多いはずです。
企業がリファレンス先を探す場合こそ、リファレンスチェックについてしっかりと同僚や上司に伝えておく必要があるでしょう。
リファレンスチェックの質問内容
リファレンスチェックの質問内容は、企業によって大きく差はなく、大部分は共通していて、勤務状況・勤務態度・人物・職務能力を聞くものが基本になります。リファレンスチェックでよく質問されるものには、以下のようなものがあります。
「勤務状況に関する質問」
・求職者の勤務期間はいつからいつまででしたか？
・役職や職務内容はこれで間違いありませんか？
・以前にどこかで勤務していたという話は聞いていませんか？
・一緒に仕事をしたのはどれくらいの期間でしょうか？
「勤務態度・人物に関する質問」
・周囲とのコミュニケーションは良好ですか？
・行動がつかめないことはありましたか？
・上司や部下との折り合いが悪いと思うことはなかったですか？
・遅刻や欠勤は多くないですか？
・ひと言でいえばどのような人物ですか？
・応募者の長所および短所を教えてください。
・個人、チームどちらで働くことに適していると思いますか？
・問題解決能力や決断、決定力はありましたか？
・職場でどのような人でしたか？人間性を含めて教えてください。
・もう一度一緒に働きたいと思いますか？回答に対する理由も教えてください。
・リーダーシップを発揮しましたか？その結果、どのような影響を及ぼしましたか？
・同じプロジェクトのメンバーとして今後も働いてもよいと思いますか？
「能力に関する質問」
・主な実績にはどのようなものがありますか？
・問題やトラブルが生じたときの対応はどうですか？
・仕事のやり方に無駄があると思ったことはないですか？
・仕事上でよい変革をもたらしたか？具体的な例があれば教えてください。
・部下がいた場合、部下の教育はできていたでしょうか？
・今後、改善すべき点はありますか？
上記のようにリファレンスチェックの質問内容には、応募者のことを知っていればすぐに答えられるものばかりではありません。基本的なことは応募者が企業に提出している履歴書や職務経歴書に書いてあるはずですので、リファレンス先を紹介する場合にはあらかじめ自分が企業に提出した書類を共有しておくのがおすすめです。リファレンス先はいうなれば応募者の推薦者なわけです。しっかりと後押しをしてもらえるように準備しておくことが重要になるでしょう。
リファレンスチェックのための準備
リファレンスチェックのみで、選考の合否が変わるというケースは多くないですが、それでも企業としては採用するか否かの最終チェックとしてリファレンスチェックを行うわけです。求職者が直接質問を受けるわけではないからこそ、リファレンス先の方が答えやすいように準備をすることが重要になります。リファレンス先の方が求職者についての質問を受けることには、はっきり言ってメリットがあるわけではありません。仕事中の忙しい合間をぬってリファレンスチェックの対応をしてもらうわけですから、今の会社を去る立場の求職者が最大限の配慮をするのは礼儀だと言えるでしょう。
ここからは、リファレンスチェックにおいて求職者ができる準備について紹介します。
信頼できる人をリファレンス先として企業に紹介する
自分で企業にリファレンス先を紹介する場合は、その人選も大事になります。候補者のためにリファレンスチェックを受けてくれる人は、言うなれば候補者の推薦人となるわけですから。リファレンス先としては、自分が信頼できる人物を紹介するようにしましょう。
リファレンス先の人物にしっかりと事前説明をする
リファレンスチェックの対応を依頼する人物には、しっかりと事前の説明をしておきましょう。リファレンスチェックの質問内容は、即答できるものばかりではありません。リファレンスチェックの目的や流れ、主な質問内容などをあらかじめ共有しておき、スムーズな応答をお願いしましょう。応募企業に提出している履歴書や職務経歴書も共有しておくとなおよいです。
また、基本的には仕事中にリファレンスチェックの対応をお願いすることになるので、企業からのコンタクトは電話なのかメールなのか、どれくらいの所要時間かなどといった情報もあらかじめ伝えておくべきでしょう。
リファレンスチェックを断る場合は企業にきちんと理由を伝える
リファレンスチェックは外資系企業の中途採用のほとんどで行われています。しかし、リファレンスチェック自体は義務なわけではありません。候補者の許可なくこっそりとリファレンスチェックを行うことは違法ですので、何か理由があってリファレンスチェックをされたくないといった場合には、断ることもできます。
リファレンスチェックを断れば選考が不利になることもありますが、しっかりとした理由があるならその限りではありません。たとえば現職の企業に転職活動を行っていることを知られたくないなどの場合には、前職の上司や同僚にリファレンスチェックを実施してもらうといった方法もあります。
