会社にはさまざまな部署があり、それぞれ部署で働く各メンバーに対して正当な人事評価をする必要があります。営業職など数字で成績が表れるものであるなら分かりやすいですが、事務職など成果が可視化しづらいものに対しては、明確な評価基準を設けにくく、上長からの印象が評価に直結することも珍しくありません。
今回の記事では、人事業務において有効なツールである「スキルマップ」について詳しく解説しています。スキルマップについて初耳だという方でも理解しやすいように、「スキルマップと何か」といった基礎的なところから説明していきますのでぜひ参考にしてください。
スキルマップとは
スキルマップとは、従業員が業務で必要なスキル（能力）を持っているかをチェックできるよう、一覧表にまとめたものです。縦軸に社員名、横軸に業務で必要なスキルを記載し、誰が業務上に必要なスキルを持っているかひと目で分かるようになっています。個人ごとでなく、部署やチームごとにスキルマップを作成することで、「この業務については誰が詳しい、誰に聞けば分かる」というのが第三者からも分かりやすくなり、業務の効率化も図れます。
スキルマップに客観性を持たせることで、人事評価や教育研修を実施する際のツールとしても有効に利用できます。
そもそもスキルとは何か
スキルマップの詳しい説明に入る前に、スキルマップにおける「スキルとは何か」について確認していきます。
スキルと聞くと資格や検定のことが思い浮かぶ方も多いでしょうが、スキルとは資格のことだけに限りません。技術力や知識、管理職ならマネジメント力など、仕事をしていく上で必要な能力はすべてスキルと言えます。たとえば販売職ならレジの使い方や、接客マナーなども仕事をしていく上で必要ですので、スキルマップに盛り込むべきスキルと言えます。逆に一般的に評価が高い専門的な資格を保有しているとしても、業務上必要なものでなければ、スキルマップに盛り込むべきではありません。
スキルマップを活用するメリット
社員のスキルを一覧にするスキルマップを作成することには、大きなメリットがいくつかあります。ひとつずつ確認していきましょう。
個々の能力を把握することで人材マネジメントしやすくなる
スキルマップを使えば社員の能力を客観的に可視化することができます。このメリットは、社員ひとりひとりのスキルを確認できるということにとどまらず、業務上困ったときに誰に相談すればよいか、誰を教育係におけばよいかといったことが把握しやすくなることにもあります。チームや部署を管理するマネージャーといえど、メンバー全員の細かいスキルまで把握することは難しいですが、スキルマップがあれば得意分野・不得意分野をすぐに確認できます。
また、研修を実施する際にも、勤続年数などで画一的なものにせずとも不得意分野が同じメンバーを集めて重点的に研修を行うなどの工夫もできます。部署をまたいで共通の必要なスキルに関しては、得意分野を共有することで会社全体のスキルの底上げを狙うことも可能です。
それぞれのメンバーのスキルが可視化されることで、「この件はあの人にしか分からない」となることを予防することも可能になります。夏季休暇などの際に効果的に休みをずらしやすくなったり、退職や休職が発生した場合の影響を回避したりできるのも、スキルマップを作成するメリットです。
社員のモチベーションアップにつながる
スキルマップをメンバーの能力把握だけでなく、会社の人事評価制度にも取り入れることで社員のモチベーションアップにつなげることが可能です。たとえば定期的な評価面談の際などに相手のスキルマップを共有すれば、自分が評価されている部分・自分に足りない部分が明確になります。そうすることで、「もっと評価されるためにはどうすればよいか」という道筋が見えますので、社員のモチベーションアップにつなげられます。
中途採用の選考にも有効
スキルマップでは部署やチーム、ひいては社員全員に必要なスキルを一覧で確認することができます。そのため、スキルマップを用いればどんなスキルを重視すればよいかが分かるので、ポテンシャルではなく即戦力を求める中途採用を行う際には特に効果的だと言えるでしょう。
スキルマップを作成する上での注意点
スキルマップを作成することは大きなメリットがある反面で、注意点もいくつかあります。効果的なスキルマップを作成するために、注意点も確認しておきましょう。
スキルの項目は具体的に評価できるようにする
スキルマップを作成する目的は、従業員のスキルを把握することです。特に成果が見えづらい事務職に関しては、きちんと具体的なスキルの項目を設けないと意味がありません。また各項目に対しては「できる・できない」とするのではなく「単独でできる・サポートが必要」といった具体性があるものにする、または4段階評価とすることでスキルに対する習熟度をはかりやすくするといった工夫も必要です。
特にスキルマップを公開して人事評価に採用する場合には、スキルマップの各項目への評価については、上司の主観的なものや印象で決まったりしないように可能な限り具体的でお互いに納得のいくものであることが望ましいでしょう。
スキルマップの作成には、それぞれの現場における業務を詳しく把握する必要があるため完成までには時間がかかります。また、一度作成しても会社で使用するシステムやツールに変更があれば適宜更新していく必要があります。すぐさま会社全体で導入することを狙うのではなく、たとえばチームや部署単位で試験的に作成してもよいでしょう。スキルマップを作成することで、業務上の改善点や不要な工程なども見えてくるはず。ぜひ試してみてください。
