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会社に欠かせないバックオフィス業務の1つが人事業務です。人事は多岐にわたる業務を遂行しており、ほとんどの業務はアナログで人に頼らざるを得ないものでした。しかし、近年では「HRTech」と呼ばれる人事業務システムが登場しています。今回はHRTechがどのようなものなのか、そしてどんな製品がおすすめなのかを解説しています。具体的な製品紹介もございますので、ぜひ参考にしてください。
※本記事内の情報は2021年9月時点のものです。
1. HRTechとは
HRとは、Human Resourcesの頭文字を合わせたもので、直訳すると「人的資源」。つまり人材のことを指します。そしてTechはテクノロジーの略語です。
HRTechは、これまで人事担当者がアナログで行っていたさまざまな業務を、システムを使って自動化したりデジタル化したりするツールのことを言います。
2. HRTechにはどのようなサービスがあるか
ひとくちに人事業務と言っても、さまざまなものがあります。人事と聞くと「採用担当」のようなイメージが強いかもしれませんが、それは人事業務のほんの一部にすぎません。人事の業務領域は非常に広いので、1つのシステムで全てをまかなうのではなく業務ジャンルごとに専門のシステムを利用するのが一般的です。人事の詳しい業務内容にふれながら、各ジャンルのシステムの特徴を紹介します。
2-1. 採用管理システム
採用は人事業務のなかで最もイメージしやすいものでしょう。採用にあたって企業が求める人物は単に優秀な人材であったり、コミュニケーション能力が高かったりといったものだけではありません。もちろんそれらも重要な項目でありますが、企業によって重視する項目は異なります。
志望動機を重視するところがあれば、これまでの経験を重視するところがあるというように、千差万別です。人事は、会社にどのような人材が必要かを判断し、採用計画を立て、それに基づいて採用活動を行います。このようなこのような採用業務に特化したのが採用管理システムと呼ばれるHRTechです。 また、採用管理システムはATS（Applicant Tracking System）とも呼ばれています。
採用管理システムでできること
採用管理システムの主な利用対象者は、採用担当者やマネージャーです。採用管理システムでは主に「求人案件管理」「応募者情報管理」「選考プロセス管理」「内定者管理」の4つの機能が備わっています。 求人案件管理は、求人（人材募集）案件を簡単に作成するためのもの、応募者情報管理は履歴書をはじめとした応募者の情報を管理するもの、選考プロセス管理では各応募者がどの選考ステップまで進んでいるか、面接の評価はどうかといったものを管理します。
内定者管理は内定通知を送る、その後のフォローに関する連絡を行うといったことが可能です。 採用管理システムは、採用活動に特化したシステムです。採用人数が多い、応募者が多い、選考プロセスが細かくて複雑といった場合に有効なシステムとなります。
2-2. 人材管理システム（タレントマネジメントシステム）
人材管理とは社員の評価や配置、異動、給与といった人事業務のことを指します。特に評価に関しては、それぞれの社員の給与や昇進につながるので、非常に重要な仕事と言えるでしょう。従業員一人ひとりの才能・スキルなどを把握し、適材適所の人員配置や育成、評価を実施するために人材管理システムが利用されます。 給与に関しては人材管理システムではなく、給与計算に特化したシステムを利用する企業も多いです。
人材管理システムでできること
人材マネジメントやタレントマネジメントシステムの主な利用対象者は、人事担当や経営層、マネージャーといった、社員を評価する立場の人になります。 人材管理システムでは「従業員情報のデータベース化」「異動や配置転換の計画の検討・作成」「社員の育成計画の検討」「個人・チームごとの目標管理や評価管理」などが行えます。 従業員情報のデータベース化では、従業員の入社時期やこれまで配属された部署、異動や退職の時期、退職理由の管理、在籍中の評価といったことが行えます。
在籍中の社員だけでなく離職社員についても情報を残すことで、離職の原因分析や人事戦略の立案に役立てられます。 また、社員の評価にシステムを活用することで、担当者の主観や周りからの評価といったあいまいになりがちなものだけでなく、システム上のデータも評価の参考にすることができます。そのため、より客観的で、従業員にとっても納得感のある評価となりやすいです。
2-3. 労務管理システム
労務という言葉から、どんな業務かをイメージすることは難しいかもしれません。人事は、安全衛生管理、福利厚生業務、健康診断、社会保険手続きなどの書類やデータを扱う業務も行います。これらの業務のことをまとめて「労務」と呼びます。
一見、人事的な内容でないように思えますが、どれも「ヒト」に関わる仕事であり、社員が安全に働くために欠かせないものばかりです。会社によっては、これらの仕事を総務が行う場合もあります。 労務管理システムはこれらの労務業務を効率化するものです。
労務管理システムでできること
労務管理システムを使用するのは主に人事担当者、つまり人事部所属の社員です。これまでExcelを使って手作業で行っていた労務関連の資料作成がシステム上で簡単に行えるので人事情報を楽に収集、一元管理することができます。 例えば「入退社手続き」「年末調整手続き」「従業員の個人情報管理」「役所へ提出する書類の申請手続き」などができます。
従業員の入退社にあたっては社会保険や雇用保険、雇用契約書などのやり取りが必要になります。これを行うのが「入退社手続き」です。 「従業員の個人情報管理」とは従業員の評価に関するものではなく、住所やマイナンバーといった個人情報を管理する機能です。 また、適宜役所に提出する書類を電子申請で行える機能が備わったものもあります。
2-4. 勤怠管理システム
勤怠管理はタイムカードや紙の管理、Excelに手入力するような従来の管理から、ITを活用した勤怠管理システムによる管理が一般的になってきています。 勤怠管理システムを導入すれば大量のタイムカードを集計する業務や、給与ソフトに勤怠データを入力する作業、シフトの作成といった業務の効率化が図れます。
勤怠管理システムでできること
勤怠管理システムの利用者は主に人事担当や各チームのリーダーなどです。 勤怠管理システムでは「さまざまなツールでの打刻」「リアルタイムでの従業員の勤怠管理」「勤務シフトの作成」「給与計算ソフトとの連携」「休暇や残業、出張などの申請」などが可能です。 勤怠管理となるとタイムカードが広く知られていますが、勤怠管理システムではPCやスマートフォン、指紋認証、GPS、ICカードなどによる打刻が可能になります。
2-5. 教育・育成管理システム（LMS）
人材育成のための研修を担当するのは人事担当者の業務です。新卒であれ中途であれ、入社してきた社員には教育や研修が必要です。人事担当はビジネスマナーやコンプライアンスなどさまざまな研修を担当します。それぞれの研修には個別に専門の講師を外部から呼ぶこともありますが、どんな研修が必要なのかを立案し、調整を行うのは人事の仕事です。
社員教育や社員研修を効率的・効果的に実施するためのシステムが教育・育成管理システムです。教育管理システムはLMS（Learning Management System）とも呼ばれており、eラーニングなどの学習教材の配信、受講状況、成績などが管理できます。
教育・育成管理システム（LMS）でできること
教育・育成管理システムの利用者は主に人事担当者などです。 教育・育成管理システムは研修を統合的に管理するツールとして多くの企業で導入されてきています。 教育・育成管理システムでは「学習教材やアンケートの作成・配信」「受講者の学習状況管理」「研修のライブ配信や録画した映像の配信」ができます。
e-ラーニングのような学習教材の配信はとても有効なものですが、教材をきちんと受講したか、どの程度理解できたかを知ることはできず、研修・教育の効果が見えないといったデメリットがありました。しかし、「受講者の学習状況管理」ができることで一方通行でない研修つくりができるという期待があります。また、研修内容についての不明点は、管理者と直接やりとりできる機能を用いることで解消できます。
3. HRTechの導入メリット
「採用管理」「人材管理」「労務管理」「勤怠管理」「教育・育成管理」などのHRTech、どれも導入には大きなメリットがあります。
3-1. メリット1：業務の効率化
人事担当が行う業務は多岐にわたるにもかかわらず、デジタル化できておらず手作業で行うことが多い場合もあるでしょう。 しかしHRTechを導入することで書類のデジタル化や、手続きの電子化、勤怠管理の自動化などが行えます。これはとても大きなメリットと言えます。
3-2. メリット2：ミスが減り業務の質が向上する
紙や表を見て、目視で確認、手作業で入力をすると記入漏れやチェック漏れが起こりやすいです。しかし、デジタルデータになれば、システムの側で入力ミスや入力漏れをチェックできるので書類上のミスや不備がなくなります。 業務がデジタル化され、効率的に働けるようになれば、人事担当者はこれまで行っていた業務以外のことに時間を使えるようになります。
例えば、社員の処遇を決定する際の基準となる評価制度や報酬制度の人事制度全般の企画立案など、機械では行えないクリエイティブな部分に注力できるでしょう。 また、人員配置についても感覚的なものでなくデータにもとづいたものになることで、より適材適所な人材登用が可能になります。
4. HRTech分野の15製品を紹介
ここからは「採用管理」「人材管理」「労務管理」「勤怠管理」「教育・育成管理」のそれぞれの部門において特におすすめしたいシステムを紹介します。
4-1. 採用管理システム
応募者管理や選考プロセス、内定者フォローを効率的に行うためのシステムです。i-web
出典：https:///www.humanage.co.jp/service/i-web/
・新卒採用向け採用管理システム導入シェアNO.1
・業界で唯一「リクナビ」「キャリタス就活」という大手就職情報サイトとシームレスに連携
・「OfferBox」「ONE CAREER」とも連携
料金は要問合せ。
新卒採用だけでなくキャリア採用やインターンシップなどの採用、内定者フォローといった人材の定着や活用に対応できます。
導入サポートもあるので初めて採用管理システムを導入する際や、リクナビを募集媒体としている場合にもおすすめです。
ACCESS ON LINE
出典：https:///saponet.mynavi.jp/pickup/aol/
・日本最大級の求人サイト「マイナビ」が提供
・さまざまな応募経路の学生情報を一元化
・採用管理業務に必要なほぼ全ての機能をパッケージ化
料金は要問合せ。
マイナビが提供しているためマイナビとの連携はシームレス。新卒採用にマイナビを使用しているのなら、まず候補に入れておいて損はないでしょう。
MOCHICA（モチカ）
出典：https:///official.mochica.jp/
・人事担当者が選ぶ「採用管理がしやすい」LINE連携採用管理システムNo.1。
・料金プランが分かりやすい
料金は月額25,000円のライトプランと65,000円のスタンダードプランの2つ。ライトプランでは応募者総数が300人まで対応なのに対し、スタンダードプランでは応募者総数の制限がありません。
LINEと連携して応募者と選考日程の調整や選考結果の通知、連絡が可能です。応募者は多数の企業と並行して応募しているため、企業からの連絡が埋もれてしまい、応募者に見てもらえないことも。LINEと連携していれば発見率が大きく向上し、選考への参加率改善も見込めます。
HITO Manager
・アルバイト・パートの採用に特化
・Indeedと連携
・デザイン性の高い採用ページが作れる
料金は要問合せ。
アルバイトやパートの採用に特化し、応募者のアップを図るツールです。専門のデザイナーが自社のための採用ホームページを作成してくれるため、画一的なく応募者の興味を引くページ作りが可能です。またSEOの専門家が短期的・長期的、両方の観点で採用ページを最適化し、Indeed、Googleしごと検索、Yahoo!しごと検索といった国内シェアトップの求人検索サイトに全て対応しています。各求人媒体からの応募者を自動で取り込んで一括管理できるので、対応漏れの防止や工数の削減もできます。
4-2. 人材管理システム（タレントマネジメントシステム）
社員の評価や配置、異動、給与といった人事業務を管理するシステムです。HR Brain
・顧客満足度NO.1
・あらゆる人材データを一元管理
・組織図ツリー
・人事評価をクラウドで効率化
料金は要問合せ。
組織構成や社員の顔、スキルといった人材データを一元管理に、簡単に把握できます。従業員ごとの目標や評価の管理をクラウド上で行いつつ、その評価プロセスが透明化されているので、評価に対する高い納得度が期待できます。多くの企業で採用されている目標管理制度「OKR」をベースにした目標管理シートが作成可能になっています。
カオナビ
・画面に顔写真が並び直感的に人材配置しやすい
・マウスで簡単に操作できる
料金は要問合せ。人数によって変動する仕組みです。料金プランは「データベースプラン」「パフォーマンスプラン」「ストラテジープラン」の3つ。プランによって利用できる機能が異なり、ストラテジープランが最上位プランです。
カオナビの最大の特徴は、社員データが顔写真とともに参照できる点にあります。人数が多い企業で、名前だけ言われてもどの人のことか分からないというのはよくあること。データベース項目のカスタマイズやCSVファイルからの情報の一括登録、社員アンケート、外国語設定、基幹システムとの連携なども可能です。
jinjer人事
・人事データの可視化
・従業員データに顔写真あり
・料金プランが明確
料金は1ユーザーあたりで設定されています。使用する機能によって料金設定がされていて、「人事管理」「給与計算」「経費精算」は、1ユーザーあたり月500円、「勤怠管理」は月400円「労務管理」「コンディション管理」「ワークフロー」は月300円、「雇用契約」は月200円です。
入退職や従業員のパフォーマンスなど、さまざまなデータの可視化できます。人事に関するさまざまな業務やデータを一元管理できるので確認や入力の手間が少ないです。
4-3. 労務管理システム
労務管理システムは安全衛生管理、福利厚生業務、健康診断、社会保険手続きなどの書類やデータを扱う業務を効率化するシステムですBizer
・総務・労務・経理をひとまとめのツールで
・しなくてはいけない業務を自動でタスク化
・手順にそって行うだけで業務が完了
料金は月額2,980円。料金プランは1つだけなので非常に分かりやすいです。
労務業務は、役所への申請が多いので知っていないとできないものが多いです。Bizerは登録した情報をもとに、やらなくてはいけないタスクを自動でリマインドしてくれるので、やるべきことがはっきりと分かります。それも手順にそって入力していけば完了する仕組みになっているので単純です。また、税理士、社会保険労務士、弁理士、行政書士にオンラインで質問できるようにもなっています。
SmartHR
・人事担当ではなく、従業員が必要な情報を入力し、それがデータベース化される
・役所への電子申請が可能
料金は登録された従業員の人数分発生する仕組みで詳細は要問合せ。
「スモールプラン」「スタンダードプラン」「プロフェッショナルプラン」の3つに加え、小規模事業者向けに人事・労務手続きに必要な機能だけを備えた「￥0プラン」も用意されています。「￥0プラン」では利用人数30名まで完全無料です。有料プランもトライアル期間があります。
個人情報を従業員に直接入力してもらう仕組みになっているので担当者の負担を大幅に減らせます。入社時に入力された従業員情報が社員名簿に集約され、住所変更や扶養変更等の手続きを行う度に、自動で従業員情報が更新されます。そのため常に最新で間違いのない社員名簿の作成が可能です。
ジョブカン労務管理
・シリーズ累計導入12万社以上
・全ての従業員情報を一元管理
料金プランは中小企業向けの有料プランは1ユーザーにつき月400円、従業員5名までの無料プランもあります。従業員500名以上のプランや、他のジョブカンシリーズも使用している場合には要問い合わせ。
入社や退社時に必要な社会保険や雇用保険の手続きを自動化し、人事担当が行う労務管理を効率化できます。他のジョブカンシリーズと連携できるので、その他の人事業務と一括で管理できます。
4-4. 勤怠管理システム
勤怠管理システムは大量のタイムカードを集計する業務や、給与ソフトに勤怠データを入力する作業、シフトの作成といった業務の効率化を目指すためのものです。
キングオブタイム
出典：https:///www.kingoftime.jp/
・PCとインターネット環境があれば高度な勤怠管理ができる
・豊富な打刻機能
・導入後もオペレーターによるサポートが何度でも無料で受けられる
料金プランは初期費用不要で、1ユーザーあたり月300円です。プランは1つなので分かりやすいです。
打刻はPC・スマホ・タブレットだけでなく、指紋認証、ICカード、入退室システムとの連携などが可能です。勤務当日の勤怠管理だけでなく、有給休暇の申請機能なども充実しています。
Team Spirit
出典：https:///www.teamspirit.com/ja-jp/
・豊富な打刻機能
・勤務体系に合わせた設定が可能
・経費精算や電子稟議機能も搭載
料金プランは3つ。初期費用は15万円から。
勤怠管理や工数管理など、これまでバラバラに管理されることの多かった業務アプリケーションを一元管理できます。従業員は複数の登録作業を一つのシステム上で完結できるようになるため、日々の事務作業に占められる業務の効率化やシステム運用にかかるトータルコストの削減が望めます。
Money Forwardクラウド勤怠
出典：https:///biz.moneyforward.com/attendance/
・勤怠管理データから残業時間や休暇取得の状況がリアルタイムに把握できる
・シフトや裁量労働制、フレックスタイムにも対応
料金プランは個人用、30名以下の法人、31名以上の法人で分かれています。個人用プランの場合は月800円から利用可能です。
単純に勤怠状況を管理するだけでなく、異動履歴や休暇の管理、就業形態に合わせた管理ができるのが特徴です。さまざまな働き方の従業員が混在する職場におすすめです。
4-5. 教育・育成管理システム（LMS）
教育・育成管理システムは主に社員研修の効率化のために導入するもので「学習教材やアンケートの作成・配信」「受講者の学習状況管理」「研修のライブ配信や録画した映像の配信」を行うシステムです。
Schoo for Business
・国内最大級のオンライン研修システム
・さまざまなジャンルに対応できる研修動画
・社員の受講状況がリアルタイムで可視化
料金は要問い合わせ。
研修動画は全部で5,700本以上あり、さまざま職種向けに用意されています。PCだけでなくスマートフォンやタブレットにも対応し、動画のダウンロードもできるので場所や時間を選ばずに学習が可能です。
CAREERSHIP
出典：https:///www.lightworks.co.jp/services/careership
・上場企業で売上TOP100に入る企業の47％が研修システムとして採用
料金は要問い合わせ。
動画やアンケートを誰にいつ配信したかが可視化でき、管理者側の運用コストを削減できる機能に特徴があります。管理職向けや働き方改革をテーマにした教材も豊富です。
5. まとめ
人事担当者の負担を減らし、大幅な業務改善をもたらすHRTech。重要なのは自社にとって必要なシステムを導入することです。そのためには、まず人事担当者がどのような業務を普段行っているのか、その洗い出しから始めるのがおすすめです。その上で負担が特に大きく、あえて人の手で行う必要がないと思われるものをシステムによって自動化することを検討してみてください。
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執筆者
マーキャリ 編集部
