この記事を読むと以下のことが分かります。
・プレゼン手法として有効なTAPS法について
・TAPS法を自分や自社に応用する方法
TAPS法とは
TAPS法はプレゼンテーションで自身の提案をうけてもらうためのフレームワークの1つです。Tは「To be」、Aは「As is」、Pは「Problem」、Sは「Solution」を意味しています。現状と理想のギャップから、問題点を見つけ、解決策を提案するというのが基本の伝え方になります。
プレゼンもT→A→P→Sの順に行うことで、相手に受け入れてもらいやすくなります。プレゼンの準備段階では以下のような表を作成して、書き込んでいくとよいでしょう。
https://media.mar-cari.jp/article/detail/693
To be：あるべき姿
To beとは、理想やあるべき姿のことです。まずは、プレゼン相手に「理想の状態とはどういったものなのか」を提示します。理想をまず提示し、それに同意をしてもらうことで相手に知りたいという気持ちが起きるように工夫します。あるべき姿と、自身の提案を混同しないようにしてください。
As is：現状
As isとは、現状を表す言葉です。理想の状態と、現状にギャップがないかを確認する段階になります。初めに理想の状態を示したからといってすぐに提案に移らないようにしましょう。理想と現実のギャップをしっかりと理解してもらうことで、この先のステップに興味を持ってもらえるようになります。
Problem：問題
3つ目のステップは、理想と現状のギャップを生んでいる原因を明確にすることです。理想に向かって努力しているのに、どうして現実との間に差があるのかのギャップ分析をし、なにが障害となっているのか、はっきりとさせていきます。ここで注意すべきなのは、主観的な要素を盛り込まないこと。聞き手に「それはあなたの意見でしょう」と思われた瞬間に、相手の熱は冷めてしまいます。客観性を持たせるためにデータを提示するなどの工夫をしましょう。相手に「たしかにそれが課題だな」と思ってもらい、できるだけ早く改善しなければいけないことだと認識されることが第3ステップのゴールです。
Solution：解決策
プレゼンの最後のステップで、問題に対する解決策を初めて提案します。ここまでの3つのステップがきちんと行えていれば、すくなくとも詳しい話を聞こうとは思ってもらえるはずです。しかし、順番を間違えたり、提案を焦ったりするとプレゼン自体が失敗することになりますので注意してください。プレゼンする側としては、もちろんゴールは提案を受け入れてもらうこと。つまり、解決策の提案がきちんとスムーズに行えるように逆算してステップで話す内容を練る必要があるとも言えます。
TAPS法はプレゼン以外にも使える
プレゼンでTAPS法を使う場合、理想や現状、問題の主語はすべて相手です。それを自分や自社に置き換えれば自分たちが理想に近づくための現状把握や、とるべき行動が見えてきます。部下に対して、目標を達成させるために何が課題なのかを確認させるといった人材育成のシーンでも有効ですよ。 TAPS法を自分で行う際の手順について紹介します。
まずは「To be（理想のあるべき姿）」から定義する
まずはTo be（理想のあるべき姿）から記入していくのがポイントです。理想から記入するのは、現状から記入すると、それに引っ張られて達成可能そうな姿を「To be」としてしまうことを避けるためです。資金や人材などの外部要因はすべて取り除いて、本当の理想の姿を「To be」の欄に記入していきます。
その際は、収益をいくらにするといった具体的なもの以外に、数値化できない抽象的なものが含まれていても構いません。企業であれば売上をいくらにする、社員数を何人にするといったものに加えて、風通しのよい会社、社員同士の信頼関係が強い会社といったものなども記入していくイメージです。
会社規模で考えるなら、「To be」の欄には経営ビジョンや企業理念といったものが該当するでしょう。もちろん部署単位やチーム単位での活用も可能です。
「As is（現状）」を記入する
「As is」を記入する際には、「To be」に対応するように書き出していくのがポイントです。理想の収益が1億円であるのに対して現状の収益は2,000万円というように、比較しやすいように記入していきましょう。「As is」と「To be」に関しては1枚の紙を真ん中で区切って書いていくと分かりやすいですよ。
「As is（現状）」と「To be（理想のあるべき姿）」を比較して「Problem（問題）」を明確にする
「As is」と「To be」を書き出していくことの目的は、現状と理想のギャップを知ることだけではありません。重要なのはどんな対策を講じるかを議論することです。たとえば「社員が定時に帰れる会社」を理想としているのに、現状は残業や休日出勤が多いとしたら、問題点は業務量が多い、効率化ができていない、人手が足りないといった問題があることが分かります。
問題を解決するための行動（解決策）を導きだす
問題に対して取り組むべき行動内容が「Solution（解決策）」です。たとえば売り上げが下がっているという「問題」に対する解決策は「販促に力を入れる」、「コスト管理に力を入れる」といったことなどが挙げられます。
解決策に優先順位をつける
問題を解決するための解決策は、複数考えられるでしょう。並行して課題に向かうという方法もありますが、おすすめなのは取り組むべき課題に優先順位をつけること。これは、取り組みやすい、時間がかからないといった指標ではなく「結果につながる影響度が高いもの」から優先していくことが重要です。
実際に予定を立てる
実行する解決策に優先順位がつけられたら具体的な行動スケジュールを立てていきます。人は漠然としているものに対しては行動がしづらい傾向にあります。そのためできるだけ細分化して予定を立てていくことがおすすめです。「6W2H」と言われる、「いつ」「どこで」「誰が」「誰に」「何を」「なぜ」「どのように」「いくらで」を課題ごとに当てはめていくとよいでしょう。
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