この記事では相手に伝えたいことを伝えるための話し方として有効な「PREP法」について詳しく解説しています。ビジネスシーンではプレゼンや商談といった場合だけでなく、部下への指示出しなどさまざまなコミュニケーションが発生します。PREP法は、自分の気持ちや意図を相手に伝わりやすくするための論理展開の手法です。初めてPREP法という言葉を聞いた方でも理解できるように基礎的なところから解説していますので、ぜひ参考にしてください。
PREP法とは
PREP法とは「結論（Point）」→「理由（Reason）」→「具体例（Example）」→「結論（Point）」の順番で話を展開する手法のことを言います。実際の会話のシーンだけでなく文章を書く際にも応用できる使い勝手のよいものです。
PREP法の最大の特徴は、結論を最初に述べること。日本語の文章構成の基本としては「起承転結」というものがありますが、起承転結とは全く順番が異なるものになります。 話したい内容などに沿って以下のような図に書き込んでいくと整理しやすいでしょう。
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PREP法のメリット
最初に結論を述べるPREP法のならではのメリットがいくつかあります。1つずつ確認していきましょう。
相手に主張が伝わりやすい
結論から述べることで得られる最大のメリットは、相手に主張が伝わりやすいことです。どんなに素晴らしい話でも聞き手からすれば「つまり何が言いたいんだ？」と思われていることは少なくありません。結局のところ何が言いたいのか、聞き手はそれが分からないことにとてもストレスを感じます。結論から話し始めることで相手に何の話をしたいのかが伝わりやすくなります。
話や文章の構成がつくりやすい
文章でも会話でも重要なのは結論や主張です。起承転結の流れで最後に結論をもってこようとすると、どうしても結論に至るまでが冗長になりやすいです。しかし、最初に結論を述べるPREP法であればその心配はありません。聞き手にとっても話し手・書き手にとってもメリットがある手法だと言えます。
時間のロスを防げる
たとえば上司に相談や報告をする際に、長々と現状を話してしまい上手く伝えられないといった経験がある方は少なくないでしょう。ビジネスにおいて、時間は資源ともいえるもの。仮にあなたに時間があっても、相手もそうだとは限りませんよね。
ビジネスシーンでは報連相が重要であり、基本だということは誰もが知るところです。しかし、相手に「報告」なのか「相談」なのか「連絡」なのかを伝えないまま話を続けていないでしょうか。上司に「5分だけお時間よろしいでしょうか」などと言うシーンは多いでしょうが、同時に「〇〇の件で相談があるので」などと添えると相手もその心構えがしやすいですよね。
相手を話に惹き込みやすい
結論から話を始めるPREP法では、当然のことながら最初に結論を述べた際に、その理由については触れられていない状態です。そのため聞き手としては主張に対して必ず理由や根拠が知りたくなります。最後に結論が来る話し方だと、話の途中で「？」が浮かんでも最後まで聞き続けなければなりませんが、PREP法なら結論の次に理由が来るので相手に疑問を持たせることなくスムーズに話をすすめていきやすいです。
PREP法の活用シーン
PREP法は主にビジネスで有効な手法です。主な活用シーンについて確認していきましょう。
プレゼン
PREP法の最も有効な活用シーンともいえるのがプレゼンです。たとえば商品を購入することのメリットや価格を最初に伝えることで、相手はそれを聞いた上で話を聞くことができます。どんなによいものであっても、価格が高ければ購入はできないわけですから、結論から述べることは聞き手にとっても聞く姿勢になりやすいです。
就職活動などの面接シーン
就活や転職活動をする上で必ず行うことになるのが面接です。面接官はあなたに対していろいろな質問をしてきます。たとえば「自己PRをお願いします」という問いかけに対して、これまでの経験を長々と話してしまい自分でも何を話しているのか分からなくなるという経験がある人は多いでしょう。面接では結論から述べることが重要。面接官は、多くの応募者から客観的に採用する人を判断する必要があるわけで、必ずしも親身に話を聞いてくれるわけではありません。「相手に伝わるように話す」ことは、面接においては最低条件と言ってもよいでしょう。
日本人は結論から述べることが苦手です。それは日本語の文章が結論を最後に述べるのが基本の型だからという理由もあるでしょう。初めのうちは意識しないとPREP法は使いづらいと感じるかもしれません。PREP法はあくまで出張や結論を相手に伝わりやすくするための手法なので、いわゆる美しい日本語とは別のものになります。上手に伝えよう、スムーズに伝えようとするあまり、前置きの部分が長くなってしまうよりは、まずは結論から述べて、また最後に結論を述べるというPREP法を用いた方がコミュニケーションは上手くいくはずです。
会話だけでなく資料作りやメール作成などにおいても有効なPREP法を、ぜひ試してみてください。
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