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この記事では大規模で複雑なプロジェクトの計画や、スケジューリングを行う際に有効な「PERT図」について解説しています。PERT図の特徴や使い方など、基礎的なところから解説していますので、ぜひ参考にしてください。
PERT図とは
PERT図とは、「Program Evaluation and Review Technique」の頭文字をとったもので、業務の流れや所要時間について図にし、計画を立てる際に使うものです。読みは「パート図」です。
たくさんの人が関わり、複数の業務やタスクからなる大規模なプロジェクトにおいては、すべてを並行してすすめていくことはできません。特定の作業が終わらないと、次の作業に移れず、結果として計画全体に遅れが出てしまうこともあるでしょう。しかし、たくさんの業務が複雑に組み合わさっていれば、それぞれの業務の進捗を確認し全体に遅延がないかをチェックしていくことは困難です。たくさんの業務が関わるような複雑なプロジェクトにおいて活躍するのがPERT図です。
PERT図の作り方・使い方
PERT図の作り方には2パターンあります。ある程度の作業ブロックごとにフローチャートを作っていく「フロー型」、プロジェクト全体の工程やとりかかる順番について、分岐させながら図をつくっていく「アロー型」の2つです。 以下の図は、フロー型のPERT図になります。この記事では、フロー型のPERT図について作り方を解説します。
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業務において重要な要素に分ける
大きなプロジェクトの場合は、チームや部署をまたいで業務を遂行することも珍しくありません。あまりにも複雑になると一元管理すること自体が困難です。
たとえば1つの部署やチーム内で完結し、その中の業務の進捗があまり他に影響を与えないような場合、部署ごとやチームごとにPERT図を作ってもよいでしょう。フロー型のPERT図では、まずプロジェクトの中の主な業務に分割していくことから始めます。
図の例では文章作成を取りあげました。たとえばネットに記事を公開する場合には、読み手に分かりやすく伝えるために文章だけでなく図や画像も必要です。文章を書くことと画像や図の用意は、記事のテーマさえ決まっていれば同時進行が可能です。そのため図のように分割してすすめていくフローになっています。
作業する順番に並べ替える
大きな要素に分けたら次は、それぞれの要素を完成させるに必要な作業を書き出していきます。細かい進捗まで把握したければできる限り細かく作業を挙げていっても構いません。とはいえ、フローに表すときに前後がほぼ同時に終えられるようなものであれば、あまり分割する意味がありませんので注意してください。
必要な作業を挙げたら、作業を行う順番に並べ替えてフローチャートにしていきます。この際フローをつなぐ矢印には、どれくらいの時間や日数が必要か記入していくことをおすすめします。所要時間を記入することで進捗が分かりやすくなりますし、「最低でもいつまでに取りかからなければ間に合わなくなる」かも把握できます。
要素ごとの合流地点でつなげる
記事をアップするためには、「タイトルと文章」、「図と画像」、「アイキャッチ」の3つが揃う必要があります。たとえば「文章作成」の⑥「校正」の段階で画像が必要なら「画像の選定・作成」の③「挿入できるサイズに加工する」を線でつなぎます。これを行うことで、どの段階でどの作業を終えていないといけないかがパッと見ただけで分かるようになります。
PERT図を作成する際のポイント
業務の進捗管理に有効なPERT図ですが、作成をするにあたっては注意点やコツがいくつかあります。
ポイントその1：所要時間を楽観的に見積もらない
PERT図では、それぞれの作業にどれくらいの時間がかかるのかを記入していきます。これはPERT図において最も重要な作業と言えるかもしれません。所要時間の見積もりが甘ければ、結局プロジェクト全体に遅れが生じて、納期に間に合わなくなってしまうからです。 これまでの経験をもとに、現実的な所要時間を記入するようにしましょう。目標とする理想の所要時間もあるでしょうが、理想通りにいかないことが続くと、形だけの目標設定となりかねません。
ポイントその2：工程のつながりを正確に
作業をすすめていく上で、新たな作業が必要であることが分かったり、順番を変更した方がよいことに気づいたりすることも少なくありません。PERT図は、何度も書き直して更新していくのが通常です。最初につくったものにこだわりすぎずに臨機応変に修正していきましょう。 特にフロー型でPERT図を作る際に言えることですが、どのタイミングで大きく分けた要素同士をつなげていくかは、ミスがないようにしましょう。必要なタイミングで必要なものが揃っていない状態が生まれてしまうと、それだけで全体のプロジェクト進行が滞ってしまいます。
PERT図のテンプレートダウンロード
