急にたくさん仕事を振られたとき、皆さんはどのような対応をしていますか。その際やみくもに仕事にとりかからずに、仕事に優先順位を付けて作業を進めているでしょう。経営やマーケティングでも同じです。様々ある課題に対して優先順位を付け効率良く取り組むのがよい戦略です。ここでよく使われるのが緊急度・重要度のマトリクスです。
本記事では緊急度・重要度のマトリクスについて、詳細と活用事例を紹介します。仕事の進め方で悩んでいる人にとっても緊急度・重要度のマトリクスは役に立ちますので、ぜひ最後までご覧ください。
緊急度・重要度のマトリクスとは
緊急度・重要度のマトリクスとは優先順位をつける際のフレームワークになります。米国のスティーブン・R・コヴィー氏が「7つの習慣」という本の中で紹介したものになります。仕事をすすめる上ではToDoよりも優先順位を付けた方がはかどります。2つの評価軸を用いて優先順位を決めます。縦軸に緊急度、横軸に重要度でマトリクスを形成します。マトリクスとはビジネスの分野では、あるテーマについて議論する際に情報を縦軸と横軸に分け情報の整理をすることといいます。下記が緊急度・重要度のマトリクスになります。
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https://media.mar-cari.jp/article/detail/636
見てわかる通りここで分かれたのは、緊急かつ重要・緊急だが重要ではない・重要だが緊急ではない・重要でも緊急でもない、の4つになります。この4つのタスクに整理することで、今自分が何をしなければいけないのか、会社として何から取り組んだらよいのかを明確化できます。
4つに分ける重要性
なぜ緊急度・重要度のマトリクスで4つに分類するのが良いかというと、頭で考えるだけでは整理しきれないからです。よくある現象がすべて緊急かつ重要のポジションに分類されていることです。これでは優先順位を付けていることになりません。 緊急の依頼ばかりしてくる人が会社にたまに存在しますが、よく考えるとそのほとんどが緊急ではありません。仕事の内容をきちんと把握できていない証拠です。
緊急度・重要度のマトリクスは優先順位をつけるだけでなく仕事の本質を見極めるのにも役に立ちますので、そのような視点からも分類する必要があります。
緊急度・重要度のマトリクスを深堀り
では緊急度・重要度のマトリクスを深堀りしていきましょう。取り組むべきタスクの順番に紹介していきます。
緊急かつ重要
緊急かつ重要が当たり前ですが一番優先順位は高いです。例えばクライアントからクレームがあったときの対応等が該当します。対応スピードが大事で遅れてしまうと満足度が低下し利益の損失になります。
この例からもわかる通り、ここのタスクをないがしろにしてしまうと大きな損失に繋がります。逆に考えると大きな損失にならないタスクは緊急かつ重要のリストに入らないということになります。また急な対応にも適応できる判断能力の高いスタッフに任せるのがよいでしょう。
緊急だが重要ではない
緊急だが重要ではないが2つ目に片付けるタスクになります。例えばクライアントが絡む報告業務が該当します。クライアントが入っている以上は対応しなければいけないですが、あくまで進捗の報告等になり利益に直結するわけではないので重要な仕事ではないでしょう。ここに振り分けられる作業内容は手軽で短期間で終わるものが多いのでサクサク片付けていきましょう。重要ではない作業なので他の人に依頼できる内容であれば、どんどん仕事を振っていきましょう。
重要だが緊急ではない
重要だが緊急ではないは3つ目に取り組むタスクですが、大事にしていきたいタスク内容になります。例えば企業の戦略を検討したりインプットしたりする時間が該当します。短期的な利益は見込めないが長期的には大きな利益に繋がる項目がこちらに振り分けられます。緊急度が伴ってないために多くの人が見過ごしがちになるタスクですが、未来への大きな投資になるので少しずつこなしていきましょう。計画的に取り組めるようにスケジュールで管理してみるといいです。
また期限が決まっているものに関してはあまりにも優先順位を下げすぎるといきなり緊急かつ重要の事項に移動してしまうので注意が必要です。
重要でも緊急でもない
重要でも緊急でもないが一番優先順位が低いです。最後に取り組んだとしても問題ないでしょう。例えば日報業務や社内用プレゼン資料の作成等です。職場内だけで完結する業務がここに該当してきます。しかし上司の都合等で急遽必要になるなど、いきなり緊急性が高くなる恐れもあります。クライアントに被害がおよぶ等ではないので、それ相応の対応で許される場合もあり、このような点からも後回しにしていい業務になります。
次の章では緊急度・重要度のマトリクスにおける成果が上がる活用方法を紹介します。これまで紹介してきたことは一般論ベースです。しかし本質を考えると上記に記載した取組内容ではいけないことがわかります。
成果が上がる活用方法
ここからは成果が上がる緊急度・重要度のマトリクスについて紹介します。結論は能動的に行動することが大事です。
これまでは緊急かつ重要なことから時間を割くべきだと述べました。しかし本質を考えるとそれでは成果が上がらないです。理由は計画的でなくリスクヘッジができていないからです。そもそも緊急なことがどのようなときに起こるのかを考えると明確になります。緊急なことが起きるときは起こりうるリスクが想定しきれなかったために発生してしまいます。例えばクライアントからのクレームが来た場合は、そのクレームが来る想定ができていなかったために緊急を要することになってしまいます。仮にそのクレームが起きることが想定できていれば計画的にリスクヘッジしてそもそものクレームを防げます。
また緊急性のタスクとは受動的です。対応しなければならないため仕事に振り回されることになります。振り回されている人は重要なことが理解できていない証拠なので成果が上がるとは考えづらいです。しかし重要なことは何かを考え計画的にリスクをヘッジしている人は能動的な行動ができています。自らはたらきかけ行動していれば緊急なタスクは入ってきません。
以上のことからわかるように大事なのは能動的に行動することです。4象限のマトリクスでいうと重要だが緊急ではないことが当てはまります。この項目にいかに時間を割けられるかが成果の上がる仕事ができるかそうでないかの違いになります。
まとめ
緊急度・重要度のマトリクスの意味をはき違えると仕事の成果に影響が及んでしまいます。いきなり緊急性の仕事を減らすのは不可能なので、徐々に変えていきましょう。ゆくゆくは重要だが緊急ではない項目の仕事にほとんどの業務時間を割いている状態が理想といえるでしょう。
