「営業先との商談は終わっているのに、請求書などの書類業務が全く終わらない」「月末になると毎月残業ばかりで大変だ。効率化できる方法と具体例を知りたい」 そういったお悩みを抱えている営業マンの方もいらっしゃるのではないでしょうか。 本記事では営業活動における時間の削減には何をすればよいのかといったことや営業における効率化の具体例について解説していきます。ぜひ最後までお付き合いください。
営業活動を効率化させるためには
まず、営業活動を効率化させるためには何をすれば良いのか解説していきます。大事なことは、下記の2つが挙げられます。
・一件当たりの売り上げを最大化させること
・工数を最小限に抑える
具体的に何をすれば良いのか順番に解説していきます。
一件当たりの売り上げを最大化させる
まずは一件当たりの売り上げを最大化させる必要があります。そのためには「優先度の高い顧客」から営業活動を効率良く進めていく必要があります。優先度の高い顧客を見極めるためには、下記4つの要素を見極める必要があります。
クライアントの目的
クライアントの目的が自社サービスとかけ離れていた場合、どれだけ商談に持ち込んでもクロージングしない可能性が高まります。その為、目的のすり合わせが大切になります。
決裁権
営業部長以上など、決裁権をもつクライアントと商談できることが望ましいです。あくまで一回目の商談ではセールス担当の方と話します。その時に、次回決裁権を持った方と商談ができるよう、提案書や資料をあらかじめ作っておくことも効率化に繋がります。
予算
決裁権を持つ方と商談ができたとしても、クライアント企業の予算が低ければ導入することはできません。あらかじめ商談に入る前に、自社商品を導入できるだけの予算があるか確認しておきましょう。
導入時期
最後に確認することは導入時期です。決裁権を持つ方と商談することができれば、先方側の意思決定が速くなるため効率化に繋がります。しかしそうでない場合、先方側の意思決定に対するプロセスが多くなるため、導入時期が遅くなるほど効率が悪くなっていきます。
工数を最小限に抑える
営業マンがどれだけ売り上げを最大化しても、そこに工数がかかりすぎてしまうと意味がなくなります。 現代は工数を削減できるツールがたくさんあるため、そういったツールの導入を考えると良いでしょう。ツールを使って削減できる工数は下記の通りになります。
名刺管理
名刺をスキャンすれば自動でデジタル化になるツールがあります。
顧客管理
CRMやSFAといったITツールは顧客情報をデジタルで管理できる機能があります。営業マン同士が対面で共有する必要がないため、時間削減の効果と効率化が見込めます。
スケジュール管理
営業マン同士のスケジュール調整はもちろんですが、顧客ごとの納期を教えてくれるシステムです。ツールやクラウドソフトを使用していきます。
ツールは無料ではありませんが、社内の効率化を支援してもらうという意味では、決して損をするものではありません。それぞれを比較し、効率化した分売り上げを最大化していきましょう。
移動時間を効率良く使う
もう一つ、効率化において大切なことが「移動時間」です。移動時間を有効活用することができれば、自分の溜まっているタスクや日々の業務を行えますので、効率化に繋がります。現代は徐々にテレワークの波が広がってきていますので、営業マンに関しても通勤時間不要の時代も近づいています。 どれだけ自分のタスクを明確にして、少ない労働時間で売り上げを最大化していくかということが求められています。
工数削減の具体例を解説
続いて、ツールの活用やその効果検証を繰り返して効率化につながった具体例をいくつか紹介していきます。
デジタル商談
効率化の1つ目は「デジタル商談」です。通常は電話などを使いアポイントを取り、顧客の企業に足を運び商談するケースが大半ですが、Online通話アプリを使って画面越しに商談したというものです。この場合、顧客企業に足を運ぶ必要がないため、移動時間を削減できるメリットがあります。
しかし、今まで「対面で商談」をしていましたら、実際にひざを突き合わせての商談でないと、いつもとの違いを感じて不安になってしまうかと思います。オンライン商談で結果を出していくにはある程度の慣れが必要でしょう。
無駄な会議の削減
次の効率化の具体例は「社内会議の削減」です。先ほどは「対顧客」との効率化の例でしたが、実は社内の改善点を見直す方が簡単です。これは「社内会議の終わりの時間を決める」という方法です。終わりの時間を決め、さらに終わりの時間の「5分前には会議終了」を目標に会議をします。今までの時間を決めない会議ですと、永遠に結論が出ず、結局また同じ議題で会議をしなければならないといった、全く効率化に繋がらないものもあったかと思います。
どこの企業も会議は必須ではありますが、アジェンダを決め、きちんと時間通りに終わらせることが効率化を進めるうえでは求められるでしょう。また、あらかじめ会議の準備当番を決め、当番がホワイトボードなどを使って議題の整理を行うなどの工夫も効率化の一助になります。
テレワーク化による通勤時間の削減
3つ目の効率化を図った具体例は「テレワーク化」です。テレワーク化すると「在宅ワーク」になりますので、通勤する必要性がないですよね。在宅で仕事をしつつ、そのまま家からクライアント企業に足を運び、家に直帰するというシステムにしてしまえば、通勤時間分が削減でき、ほかの業務に時間を割けます。しかし、営業のテレワーク導入による問題ももちろんでてきます。
顧客情報管理
まずは顧客の情報管理を徹底しなければいけません。顧客情報を社外に持ち出すことになってしまうので、トラブルに発展するケースを防いでいく必要があります。顧客管理ツールを導入したとしても、共有ができなければ意味がありません。
社内あてのFAX
もう一つの問題として、クライアントが自社にメールやFAXを送信した場合、在宅で仕事している人は見ることができないという問題です。クライアントに送信先変更の連絡をしても良いですが、それだけ相手の時間を奪うことになってしまいます。テレワークを完全導入するのは難しいかもしれませんが、週に一度など、負担の少ない方法で進めていくのが良いでしょう。
営業の効率化具体例：まとめ
それでは本記事は以上になります。営業の効率化を狙うためには、下記の2つを意識しましょう。
・一件当たりの売り上げを最大化すること
・工数を最小に抑えること
出来る営業マンは自然と上記を最大化できるような考え方や行動になっています。あなたもぜひ自分なりのやり方を見つけ、最高の営業マンを目指していきましょう。
